Cómo elegir un CRM para tu inmobiliaria: 7 factores clave (2026)
Guía práctica para elegir el CRM de alquileres adecuado para tu agencia. Comparamos funcionalidades, precio, integraciones y soporte. Sin tecnicismos.
Cómo elegir un CRM para tu inmobiliaria
Si gestionas una agencia de alquileres en España, probablemente ya has pasado por esto: empiezas con una hoja de cálculo, luego otra, luego un Excel compartido, luego más Excel y más compartido, hasta que un día abres el archivo y alguien ha borrado una columna sin querer.
Es el momento de un CRM. Pero no todos los CRM sirven para alquileres, y mucho menos para el día a día de una agencia española (con su LAU, sus fianzas, sus IPC, sus contratos de luz…). Aquí van los 7 factores que importan al elegir uno.
1. Que esté pensado para alquileres, no para ventas
La mayoría de CRM inmobiliarios están pensados para compraventa: leads, embudos de venta, visitas, ofertas. Eso no es lo que haces tú.
En alquiler necesitas:
- Rejilla de propiedades con estado (libre / alquilado / reservado / en mantenimiento)
- Gestión de contratos con fecha de inicio, fin, día de cobro, fianza
- Cobros mensuales automáticos y registro de impagos
- Renovación y actualización por IPC integradas
- Liquidación al propietario (si gestionas para varios)
💡 Si tu CRM te pide "embudo de conversión" o "lead scoring", es que está pensado para vender pisos, no para alquilarlos.
2. Plan por número de propiedades, no por usuarios
En una agencia típica hay 3-10 personas que tocan la misma cartera. Lo que crece no es el equipo, son los pisos.
Los CRM por usuario (Hubspot, Pipedrive, etc.) se vuelven prohibitivos rápido. Busca un modelo por nº de inmuebles con usuarios ilimitados o un mínimo alto.
3. Contratos que se generan, no que se redactan a mano
Si cada nuevo inquilino significa abrir Word, buscar la plantilla, rellenar a mano y cruzar los dedos para no equivocarte en el día de cobro o el importe de la fianza, estás perdiendo 2-3 horas por contrato.
Un buen CRM de alquileres genera el contrato desde la ficha del inmueble + inquilino, con campos autocompletados, y permite enviarlo para firma electrónica directamente.
4. España-first: IVA, NIF, IPC, fianza legal
Si tu CRM es americano, te va a preguntar por "Sales Tax" y "ZIP code". Necesitas uno que entienda:
- NIF / NIE / CIF español
- IVA (alquiler residencial exento, local 21%)
- IPC para actualización anual de rentas
- Fianza legal (1 mes residencial, 2 meses comerciales)
- Formatos de fecha y moneda (EUR, dd/mm/yyyy)
5. Que se abra en el móvil del comercial
Tus agentes están en visitas, no en la oficina. Si la app es un PWA o un web responsive que se ve bien en el móvil, vale. Si necesitas instalar un .exe o tiene menús escondidos en sub-sub-menús, no la van a usar.
6. Multiusuario y multi-oficina
Una agencia mediana tiene:
- 1-2 personas en administración (cobros, contratos)
- 2-5 comerciales en calle (captación, visitas)
- 1 director que necesita ver KPIs
Todos tienen que ver los mismos datos, con permisos diferentes. Y si tienes varias oficinas, cada una con su cartera pero viendo el conjunto.
7. Precio claro, sin "llámenos para presupuesto"
Si el precio no está en la web, sospecha. Los CRM B2B modernos tienen pricing público, por tiers, con todo incluido.
Como referencia, en 2026 el rango razonable para una agencia española es 20-100 €/mes según volumen de propiedades. Si te piden 300+ €/mes sin justificación, están cobrando marca, no producto.
Resumen: la checklist antes de firmar
| Factor | ✓ | |---|---| | Pensado para alquileres (no ventas) | | | Precio por nº de inmuebles, no por usuarios | | | Generación automática de contratos | | | España-first (NIF, IVA, IPC, fianza) | | | Mobile-friendly (PWA o web responsive) | | | Multiusuario con roles | | | Pricing público y claro | |
Si tu CRM cumple 6 o 7, sigue adelante. Si cumple 4 o menos, sigue buscando.
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